April 24, 2020
Leticia
Trevisan

Como ter Reuniões Produtivas

Não sei a de vocês mas a minha agenda nunca ficou tão cheia como nesses últimos tempos. Percebi que com esse distanciamento social o que mais estamos fazendo são aquelas agendas de alinhamento, acompanhamento, reuniões de novas metas, novos plannings, afinal as coisas estão mudando constantemente e surgem novas oportunidades para serem exploradas o tempo todo. Mas no final do dia a sensação é de que eu ainda não tinha clareza do que era para ser feito com todas as novas ideias que surgiram no caminho.. Esse “aumento de contato” vem acontecendo pela nossa necessidade de se conectar e de definir como as coisas vão fluir em tempos atípicos. É natural que isso aconteça e com o tempo a gente se acostume com esse novo momento. Mas para não sair das reuniões com aquela sensação de que ainda não tem norte, ou sair com outras 3 marcadas para definir mais coisas, reunimos algumas dicas que vão te ajudar a ter reuniões online mais produtivas. Quais são os motivos para a reunião ter que acontecer?Antes de todas as dicas para tornar a sua reunião mais produtiva, você precisa ter em mente os motivos pelos quais você quer agendar um horário com o seu time, reuniões como alinhamento de novo posicionamento, novo plano de trabalho ou se é para algum assunto pontual? Você também pode explorar a utilização do e-mail, nele todos os participantes conseguem participar colocando ideias deixa tudo numa mesma thread, mais organizado e prático para usar depois.Aqui na Sensedia a gente coloca em cada agenda (as reuniões são chamada de agendas por aqui), uma descrição sobre o objetivo da conversa, isso facilita para que você tenha claro onde quer chegar com essa reunião e as pessoas envolvidas também.Faça o planejamento da sua reunião Sabendo qual é objetivo da sua reunião fica mais fácil você montar um planejamento de todos os assuntos ou pontos que serão apresentados ou discutidos. Montar essa pauta de tudo que você quer resolver agiliza o processo e deixa a sua reunião muito mais produtiva. Uma dica legal é ter tempo máximo para a discussão de cada um dos pontos.Outra dica é começar a reunião com uma comunicação mais leve, é uma ótima técnica para trazer leveza à equipe e deixá-los mais confortáveis com os demais assuntos. Se houver alguma pauta divertida, como os aniversariantes do mês, deixe-a para o fim. Envolva os times de People para essas ocasiões, eles podem ajudar muito!Respeite o horário determinado da reuniãoEsse é outro ponto importante. Como as reuniões online podem ser feitas de qualquer lugar, às vezes temos a impressão de que a pessoa tem todo o tempo do mundo para participar dela. Mas não é bem assim. Como já mencionado, nossas agendas andam mais cheias do que nunca, respeitar os horários garantem que todos os compromissos sejam mantidos e um não atrapalhar o funcionamento do outro, afinal toda agenda requer a disponibilidade de todos os integrantes. Caso você tenha que sair antes, avise todos no começo, assim todos se organizam para que você resolva seus assuntos antes.Saia da reunião com plano de ação e com datas definidas No final da reunião você terá uma série de coisas para realizar, assim como todos os participantes. Você pode organizar todas elas no seu gerenciador de tarefas preferido, aqui nós usamos o Asana, mas existem outros inúmeros gratuitos e pagos, quem será responsável pela tarefa, a data que deverá ser entregue e todo o processo que leva para que aquela tarefa seja concluída. Por exemplo, para que eu produza algum conteúdo para o blog, primeiro tenho que definir o conteúdo que será produzido, escrever o conteúdo, passar para a revisão, tradução, para o design e por último a publicação. A tarefa é sim publicar o conteúdo de reuniões produtivas, mas ele é dividido em várias outras tarefas. Dessa forma você consegue ter uma melhor noção do tempo e das pessoas que serão envolvidas nesse projeto e na próxima reunião ter claro o que cada um fez, trazendo ainda mais agilidade no processo. Os 5 mandamentos das boas práticas em reuniões online Com as reuniões acontecendo por vídeo chamadas é importante lembrar de umas regras básicas para que tudo aconteça da melhor maneira possível:1 - Pergunte se todos conseguem te ver e te ouvir;2 - Mute seu microfone toda vez que acabar de falar, abertos podem dar eco para outros participantes e você nem percebe;3 - Utilize um fone de ouvido para não ter interferência do que está sendo falado;4 - Procure um lugar mais calmo (sabemos que é difícil encontrar) 5 - Não esqueça de ligar o microfone para falar.

Obrigado pela leitura!

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